東南大學檔案館張繼文館長一行到訪深圳先進院交流研討檔案工作
4月23日,東南大學檔案館張繼文館長一行到訪中國科學院深圳先進技術研究院(簡稱“深圳先進院”)調研檔案工作。深圳理工大學(籌)黨政辦公室副主任卜靜怡、深圳先進院合成所高級工程師黃小羅、網(wǎng)信辦代理主任陳俊宇、檔案主辦林明香及網(wǎng)信辦工程師、區(qū)塊鏈工程師、檔案專員等共同參與交流。
與會人員先后參觀了深圳先進院展廳及綜合檔案室,了解深圳先進院發(fā)展歷程、科研成果、人才隊伍、成果轉化以及大學籌建進程等基本情況。檔案專員張璐逐一介紹了綜合檔案室的配套設施、庫房布局、分類體系、以及檔案宣傳利用等內容。
座談會上,張繼文館長對深圳先進院勇?lián)萍紕?chuàng)新使命,聚焦前沿交叉學科領域取得的成就表示贊賞,并表示雙方在科研工作、成果轉化以及人才培養(yǎng)有良好的合作基礎,希望未來能夠加強檔案工作的溝通協(xié)作,更好的服務院校治理、服務國家科技發(fā)展。檔案主辦林明香以“做好檔案工作,服務院校發(fā)展”為題,詳細介紹了深圳先進院檔案工作概況、檔案課題研究成果、檔案信息化建設、檔案資源開發(fā)利用情況以及大學檔案工作建設進展。黃小羅高級工程師分享了DNA存儲技術的特點以及該技術在致力于檔案長期保管的積極作用,數(shù)字所王余希演示了區(qū)塊鏈技術在檔案系統(tǒng)中的運用。最后,雙方圍繞新技術在檔案領域的運用、學生和聲像檔案的管理、檔案數(shù)據(jù)安全和備份等內容進行交流討論。
此次交流研討不僅深化了雙方對檔案工作的理解與認識,更為雙方進一步合作奠定了堅實基礎。期望未來能夠繼續(xù)加強雙方之間的溝通交流,相互學習,共同提升檔案工作質量。同時也期待雙方能夠攜手開展檔案項目研究合作,共同探索檔案事業(yè)發(fā)展的新路徑,為推動檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展貢獻力量。

東南大學檔案館基本情況
1.場地情況:東大檔案館四牌樓校區(qū)3000平,其中檔案工作用房1888平方米,校史館1000平方米平,目前管庫面積緊張,正積極籌建新館。
2.經(jīng)費情況:業(yè)務經(jīng)費30萬/年,信息化經(jīng)費200萬/年,其中100萬左右為數(shù)字化經(jīng)費。
3.組織架構及人員隊伍:副校長分管,正處級單位,約24人,分為收集指導部、保管利用部、信息技術與編研部以及專門檔案部(教職工人事檔案室和學生檔案室合并而成);校史研究室14人,掛靠檔案館,由本校建筑設計學院、外部展商、檔案館共同完成規(guī)劃建設。校史文化網(wǎng):https://history.seu.edu.cn/18672/list.htm,數(shù)字校史館:http://szxsg.seu.edu.cn/u3d-20190412/web/
4.信息化及設施設備:使用南京軒恩系統(tǒng),2003年即部署文書檔案在線歸檔,發(fā)文即歸檔,包括正文、修改稿、發(fā)文稿流轉及簽發(fā)單;缺點是系統(tǒng)較為老舊。設施設備由網(wǎng)絡中心統(tǒng)一管理,檔案信息技術部負責提出需求、跟進及驗收。此外,為進一步保障檔案信息數(shù)據(jù)安全,正積極爭取建設專網(wǎng)。
5.檔案備份情況:兩校區(qū)在線備份2份,離線備份2份,移動硬盤存儲,與重慶大學異地備份。
6.保密文件管理:使用涉密機,離線管理,不做數(shù)字化。
7.管理重點(建議重點保管有價值、有意義、利用率高的檔案):
(1)學籍學位(利用率極高):包括學生培養(yǎng)檔案、學籍檔案等,每人一卷,并進行數(shù)字化加工;學生人事檔案(個人檔案)利用率很高,且不宜使用密集架進行管理,可以不移交檔案室,不做數(shù)字化,由學生處統(tǒng)一管理,隨遷隨走;
(2)聲像檔案(利用率高):
?收集來源:宣傳部門、電教中心(課件及課程錄像等)。
?收集及管理方式:利用U盤、移動硬盤、光盤統(tǒng)一收集,再由檔案館篩選后著錄詳細信息,上傳至檔案系統(tǒng),設置查詢權限。
?收集范圍:包括重要的學術報告、活動、畢業(yè)合影、辦公建筑等需要重點收集;
(3)基建檔案(利用率高);
(4)文書檔案(利用率高)。
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